اینویس و پکینگ لیست چه تفاوتی با هم دارند و مفهوم پکینگ لیست چیست ؟
تعریف پکینگ لیست چیست ؟ صورت عدل بندی یا همان پکینگ لیست،از اسنادی کلیدی و جدایی ناپدیر در لجستیک و تبادلات تجاری فرامرزی است. این برگه در زبان تخصصی بازرگانان ایرانی معمولا با عنوان لیست عدل بندی شناخته می شود در حالی که در نظام تجارت بین الملل اسامی گوناگونی برای اشاره به آن به کار می رود از جمله :
Shipping list
Delivery list
Delivery docket
Packing slip
Unpacking note
Bill of the parcel
Customer receipt
این برگه فنی وظیفه دارد دورنمای کاملی از اجزای با و چگونگی پکینگ و محافظت از آن را به نمایش بگذارد. سرفصل ها و اطلاعات بنیادینی که درون این گزارش منعکس می گردند شامل موارد زیر است :
- ساز و کار فرمت بسته بندی مرسوله (مثل پالت بندی،کارتن،جعبه و ...)
- آمار و شمارش بسته ها (شامل جزئیات ریزتر مثل تفکیک تعداد اقلام در هر جعبه ، و میزان جعبه های چیده شده درون هر پالت یا صندوق محکم چوبی )
- سایز هندسی و اندازه گیری دقیق ابعاد هر کارتن/جعبه
- شاخص های وزنی کالا(محاسبه و تفکیک وزن خالص کالا قبل از کارتن بندی،و وزن نهایی محموله با لفاف و بسته بندی)
- محل کشور مقصد تخلیه بار
شرایط تجاری و تعهدات تحویل مرسوله بر پایه اینکوترمز نظر FOB,FCA,EXW و... (ثبت این گزینه ها در پکینگ لیست جنبه تکمیلی دارد، چرا که معمولا جایگاه قانونی آن در فاکتور تجاری است)
هدف و کاربرد بنیادین پکینگ لیست چیست؟
ماموریت اصلی لیست بسته بندی،شفاف سازی دقیق حجم،تعداد و ماهیت اقلامی است که در دل هر واحد بسته بندی قرار گرفته و قرار است در وسایل نقلیه باری نظیر تریلی،واگن های راه آهن ، شناورهای تجاری یا خطوط هوایی بارگیری شوند.در صورتی که میان فرستنده محموله و متصدی ترابری بر سر اوزان واقعی کالا یا ابعاد فیزیکی آن مغایرت یا اختلافی پیش آید،این صورت عدل بندی است که در قامت یک مدرک قانونی و مرجع قضاوت عمل کرده و صحت ادعای طرفین را به اثبات می رساند.
به بیان دیگر،این سیاهه نه تنها برای فرستنده و دریافت کننده کالا، بلکه برای زنجیره متصدیان لجستیک و ماموران ارزیابی گمرک مدرکی حیاتی و راهگشاست؛ چرا که ثبت روشن مشخصات فنی و فیزیکی در آن،مسیر جابه جایی و بازرسی بار را روان تر، سریع تر و کم چالش تر می کند.
اینویس(فاکتور تجاری) چیست و چه کاربردی دارد؟
صورتحساب بازرگانی یا همان اینویس (Commercial) ، سندی مالی است که آمار دقیق محصولات تحویل شده از سمت فروشنده را همراه با بهای ریالی یا ارزی آن ها به طور رسمی معین می سازد.سرفصل ها و داده های اساسی که ثبت آنها در این فاکتور الزامی است، شامل موارد زیر است:
- مشخصات ثبتی،عنوان تجاری و نشانی دقیق سازنده یا تامین کننده بار
- نام و نشانی قانونی طرف خریدار و سفارش دهنده اقلام
- آدرس مقصد فیزیکی که محموله تجاری باید در آن محل تحویل گردد.
- کشور مبدا کالا(سرزمینی که فرآیند ساخت،فرآوری یا مونتاژ نهایی جنس در آن صورت گرفته است.
- شمارش و تفکیک عددی هر قلم محصول به صورت مجزا
- توضیحات فنی شفاف و اجمالی پیرامون ماهیت کالا(این شرح به بازرسان گمرکی کمک می کند تا به سرعت دریابند محموله دقیقا چیست، از چه متریال و موادی ساخته شده و چه کاربرد یا عملکردی دارد)
- بهای واحد و قیمت معین هر محصول در مرسوله (این نرخ گذاری بایستی هم به واحد پولی دلار ایالات متحده و هم بر اساس ارز رسمی کشور فروشنده با ارز مندرج در قرار داد بازرگانی ثبت گردد)
یک ضابطه قانونی : تمامی کالاهای موجود در محموله باید دارای قیمتی واقعی و مشخص باشند؛بنابراین درج قیمت صفر یا رایگان نشان دادن اقلام به قصد فرار از پرداخت های مالیاتی یا عوارض،نقض مقررات بوده و پذیرفته نیست.
بیاد داشته باشید که فاکتورهای تجاری(اینویس). صورت عدل بندی(پکینگ لیست)دو کارکرد متمایز از یکدیگر دارند و هیچ گاه نمی توان یکی را معادل دیگری دانست یا جابجای هم به کار گرفت.
علاوره بر این ، معنای محاسبه حقوق ورودی،تعرفه ها، سود بازرگانی،عوارض گمرکی و در پاره ای از موارد هزینه های مربوط به تشریفات خروج در مبدا،دقیقا همان ارزش اظهار شده در اینویس است؛از این رو،این برگه نقشی فوق العاده حساس و تاثیر گذار در ترخیص و امور مالیاتی محموله ایفا می کند.
مسئولیت صدور و ارائه لیست بسته بندی بر عهده کیست؟
تهیه و تنظیم صورت عدل بندی بر عهده فروشنده یا ارسال کننده کالا(Shipper) است تا از این طریق ، آماری شفاف و عاری از خطا از محتویات ارائه گردد. پس از آنکه فرایند بسته بندی اجناس در انبار مبدا به پایان رسید و کالا آماده نهایی سازی حمل شد،برگه پکینگ لیست صادر شده و همراه محموله برای خریدار فرستاده می شود.
البته الزام حتمی وجود ندارد که این مدرک فقط به صورت نسخه فیزیکی و کاغذی روی جعبه ها الصاق گردد؛ بلکه صادر کننده می تواند فایل الکترونیکی آن را در فرمت PDF از طریق پست الکترونیک(ایمیل) برای وارد کننده ارسال نماید.
آیا همراه داشتن پکینگ لیست برای هر محموله ای الزامی است؟
در فضای بازرگانی نوین،هدایت فرآیندها بدون اتکا به صورت عدل بندی عملا ناممکن است.طبیعی است که هدف شما تحویل دقیق همان اقلام سفارش گذاری شده به خریدار است؛ از این رو مطمئن ترین راهکار برای تحقق این هدف و جلوگیری از کسری یا اشتباه،ضمیمه کردن همین لیست بسته بندی خواهد بود.
با اینکه از منظر برخی ضوابط خشک اداری ممکن است بار بدون این برگه هم مسیر خود را طی کند، اما همراه بودن پکینگ لیست با محموله،به دلایل زیر جریان تبادلات صادرات و واردات را برای صاحب کالا و نهادهای ناظر گمرکی بسیار تسهیل می نماید:
- آمار و ارقام شفافی از تیراژ اقلام در حال جابه جایی ارائه می دهد.
- در نقش یک سند پشتیبان معتبر در کنار بارنامه های داخلی مورد استناد قرار می گیرد.
- داده های پایه ای و ضروری جهت صدور گواهی مبدا (Certificate of origin/CO) را مهیا می سازد.
- به مامور و ارزیاب گمرک یاری می رساند تا در زمان ورود کالا،جزئیات محموله را به دقت در سامانه ها و بانکهای اطلاعاتی کشور ثبت و راستی آزمایی کند.
- برای تحویل گیرنده یا سفارش دهنده بار همانند یک چک لیست کاربردی عمل می کند تا هنگام تحویل در انبار، مغایرت گیری و شمارش اقلام را بدون دغدغه انجام دهد.
اگر کالای شما LCD یا LED می باشد این مقاله را مطالعه فرمایید .
برای دانلود پکبنگ لیست انگلیسی اینجا دانلود کنید.
فرم خام پکینگ لیست در قالب های Word و فایل تصویری
الگوی صورت عدل بندی ارائه شده در بخش بالا، نمونه خام پکینگ لیست در ساختار فایل PDF است . شایان ذکر است علاوه بر این قالب ، فرمت های پرکاربرد دیگری همچون عکس JPG و فایل متنی مایکروسافت Word نیز مهیا گشته اند تا بتوانید متناسب با اولویت خود اعم از ایجاد تغییرات، چاپ فیزیکی یا اشتراک گذاری با شرکای تجاری از نسخه سازگار بهره ببرید.
تمامی این فایل ها درون یک پوشه فشرده(ZIP) تجمیع شده اند که با ابزارهای رایج مدیریت فایل های فشرده به سادگی قابل استخراج و استفاده خواهند بود.
در ادامه به تشریح سرفصل ها و اجزای تشکیل دهنده این فرم پرداخته ایم؛ هر چند همواره این انعطاف وجود دارد که بر اساس الزامات محموله یا توافق با خریدار،پاره ای از بخش های آن را سفارشی سازی فرمایید .
فرم پکینگ لیست صادراتی باید مواردی نظیر جنس ، ماهیت کالا،تیراژ و شیوه بسته بندی را با شفافیت منعکس کند.عنایت ویژه داشته باشید که تمامی این جزئیات باید هماهنگی و انطباق صدرصدی با داده های فاکتور تجاری(اینویس)وهویت طرف های حاضر در قرار داد معامله داشته باشند.
افزون بر این،درصورتی که بسته بندی مرسوله شامل چوب های جامد یا پالت های چوبی است،این موضوع باید صراحتا در سند قید گردیده و در صورت الزام قوانین گمرک کشور مقصد،برگه معتبر گواهی ضدعفونی و سم پاشی (Fumigation Certificate) نیز ضمیمه پرونده گردد.
هنگام تدوین لیست بسته بندی،اطمینان یابید که تمامی پارامترهای مرتبط با فرآیند ترابری در آن درج شده باشد.مهم ترین داده هایی که ثبت آن ها در این سند الزامی است عبارت اند از :
- تاریخ دقیق تنظیم و صدور مدرک
- مشخصات کامل و راه های ارتباطی ارسال کننده یا صادر کننده کالا
- مشخصات هویتی و شماره های تماس تحویل گیرنده
- نشانی دقیق انبار یا مبدا حرکت کالا
- نشانی دقیق مقصد نهایی تخلیه بار
- شمارش کل بسته ها و کارتن ها متعلق به این محموله
- برآورد وزن و حجم تجمیعی کل بار
- توصیف دقیق و تفکیک محتویات هر واحد بسته
- سنجش اوزان و ابعاد هندسی هر بسته به طور مجزا
- شمارش عطف یا شماره سریال فاکتور تجاری (اینویس)متناظر با بار
نمونه صورت عدل بندی (پکینگ لیست) به زبان فارسی
بخشی از تجار و فعالان اقتصادی تمایل دارند الگوی پکینگ لیست را به زبان فارسی بررسی کنند تا درک روشنی از ستون ها ، فیلدها و ساختار متداول اسناد تجاری به دست آورند. جهت رفاه حال شما،قالب استاندارد و بومی سازی شده آن نیز فراهم گشته که می توانید نسبت به دریافت آن اقدام نمایید.
برای دانلود پکینگ لیست فارسی اینجا کلیک کنید.
محموله در چه مراحلی الزاما با پکینگ لیست نیاز دارد؟
تنظیم صورت عدل بندی برای هربار تجاری که مشتمل بر بیش از یک بسته مجزا باشد،الزامی است.اینکه این سنددقیقا در چه بخش هایی نقش گره گشا و حیاتی ایفا می کند،پرسش اساسی بسیاری از فعالان حوزه تجارت است. در اختیار داشتن لیست بسته بندی در دو مقطع کلیدی نقشی تعیین کننده و غیر قابل چشم پوشی دارد:
1. مرحله استعلام نرخ و هماهنگی ترابری:
هنگامی که برای جابه جایی محموله خود به یک فورواردر یا شرکت معتبر حمل و نقل بین المللی مراجعه می کنید تا بهای تمام شده ترابری را دریافت نمایید ، نخستین مدرکی که کارشناس لجستیک از شما طلب می کند، پکینگ لیست است.این قاعده در کارگو و حمل هوایی اهمیتی دو چندان دارد؛ زیرا تعرفه ای باربری مستقیما بر مبنای ابعاد دقیق هندسی و وزن حجمی محاسبه می گردند.درنتیجه،بدون ارائه این لیست،متصدی حمل قادر به برآورد و اعلام نرخ قطعی نخواهد بود.
2. تشریفات ترخیص کالا از گمرک:
زمانی که کالا به مرز یا گمرک مقصد می رسد و فرآیند ترخیص و تشریفات قانونی آغاز می شود،صورت عدل بندی سندی گریزناپذیر است؛ چرا که تحویل گیری بار، بازرسی های ارزیابان گمرکی و در نهایت صدور پروانه ترخیص ، بدون وجود پکینگ لیست ممکن نخواهد بود.
اگر امور صادرات به حوزه اسکاندیناوی انجام می دهید حتما به صفحه هزینه ارسال بار از ایران به سوئد سر بزنید .
الگوی پکینگ لیست برای امور صادراتی
مفهوم لیست عدل بندی یک ساختار بین المللی و استاندارد است؛از این رو فرمت پکینگ لیست صادراتی تمایز ماهوی با سایر گونه های این سند ندارد و می توان از همان الگوهای تدوین شده در بخش های پیشین مقاله بهره جست.در این چارچوب ، استفاده از نمونه های نگارش یافته به زبان انگلیسی یا فارسی نیز بر طبق قواعد کلی تفاوتی نخواهد داشت .با این وجود،یک ملاحضه بسیار مهم برای بازرگانان و شرکت های ایرانی وجود دارد: چنانچه پکینگ لیست در مبدا ایران صادر می گردد،حتما باید بر روی سربرگ رسمی مجموعه درج شده و مزین به مهر و امضای مجاز شرکت باشد تا وجاهت قانونی لازم جهت پیوست به پرونده اسناد حمل (از جمله بارنامه ) را پیدا کند.
بر همین اساس،اگر به عنوان یک واحد تولیدی قصد ارسال و صادرات خود به بازارهای خارجی را دارید ، ضرورت دارد که هم پکینگ لیست و هم سیاهه تجاری (اینویس)را بر روی سربرگ اداری خود چاپ،مهر و امضا نموده و در اختیار شرکت حمل و نقل منتخب قرار دهید تا ضمن الحاق به سایر مدارک صادراتی،مراحل ترابری بین المللی را به جریان بیندازند.
یکی از اساسی ترین فاکتورها در پکینگ لیست صادراتی،ثبت دقیق وزن خالص یا همان Gross Weight وزن کل بار به همراه ملزومات بسته بندی است ؛عاملی که ارزیابان گمرکی و مراجع کنترلی روی صحت و تطابق ان حساسیتی فوق العاده بالا به خرج می دهند.با توجه به اینکه تمامی مراحل ترابری،صدور مانیفست و بازرسی های گمرک بر روی این شاخص وزنی تمرکز ویژه ای صورت می گیرد،ثبت عددی شفاف،واقعی و بدون تقریب در این بخش کاملا ضروری است.
دانلود اینویس صادراتی
الگوی سیاهه تجاری یا همان اینویس(Invoice)، سندی با ماهیت حقوقی ثابت است؛ بدین معنا که نمونه اینویس صادراتی هیچ تفاوت ساختاری با اینویس وارداتی ندارد.از همین رو ، تصور تمایز میان این دو مقوله نادرست است،چرا که استانداردهای درج محتوا و فیلدهای اطلاعاتی در هر دو حالت کاملا یکسان هستند.
نکته حائز اهمیت این است که اینویس به عنوان یک مدرک رسمی و بین المللی ، بایستی الزاما به زبان انگلیسی تنظیم گردد. دلیل این امر،نیاز طرف تجاری در مقصد به سندی با زبان مشترک جهانی است تا بتواند با استناد به آن ، فرآیندگمرکی و ترخیص کالا را به سرانجام برساند.در واقع، اینویس صادره توسط فروشنده،مجوز اصلی و مرجع قانونی گیرنده برای خروج محموله از گمرکات کشور مقصد محسوب می شود.
در همین مقاله، یک فایل نمونه خام از اینویس برای بهره برداری شما قرار داده شده است. تاکید می شود که پس از دریافت این فایل ، حتما باید اطلاعات مربوطه را بر روی سربرگ رسمی مجموعه خود چاپ و تکمیل نمایید.همچنین،درج مهر و امضای مجاز شرکت در انتهای سند الزامی است.در نهایت،نسخه فیزیکی اینویس باید به همراه سایر اسناد تجاری ضمیمه،همراه با محموله به کشور مقصد ارسال گردد تا تحویل گیرنده بتواند با ارائه این مدارک،روند ترخیص و تحویل کالا را تکمیل نماید.
نکات کلیدی در تدوین و تهیه پکینگ لیست
در فرآیند تهیه و تنظیم صورت عدل بندی (Packing List)، توجه به موارد زیر برای حفظ صحت اسناد و پیشگیری از هرگونه تعارض در فرآیند تجارت بین الملل الزامی است:
1. تفکیک اوزان کالا: وزن محموله باید در دو وضعیت اندازه گیری شود؛ وزن خالص کالا(Net Weight) و وزن کالا به همراه متعلقات بسته بندی(Gross Weight).حتما این تفکیک را به دقت انجام دهید.
2. دقت در ابعاد: ابعاد قید شده در پکینگ لیست باید صرفا مربوط به وضعیت نهایی و بسته بندی شده کالا باشد؛ از درج ابعاد واقعی خود کالا (بدون بسته بندی) در این سند خودداری کنید.
3. محاسبه حجم: درج حجم کلی محموله با واحد استاندارد متر مکعب (CBM) در پکینگ لیست اکیدا توصیه می شود تا ارزیابی فضای اشغالی بار برای طرفین روشن باشد.
4. شفافیت حداکثری: هرچه جزئیات مندرج در لیست بسته بندی کامل تر، دقیق تر و شفاف تر باشد،اعتبار سند نزد مراجع گمرکی بالاتر رفاه و از بروز خطاهای احتمالی جلوگیری می شود.
5. انطباق اطلاعات هویتی و حقوقی: در درج مشخصات خریدار و فروشنده نهایت دقت را به کار ببرید.یک نکته فنی بسیار مهم در این بخش مربوط به استفاده از کارت های بازرگانی غیر (اجاره ای )برای صادرات است:
طبق قواعد حقوقی ، نامی که به عنوان فرستنده(Shipper) در بارنامه درج می شود،باید دقیقا با نام مندرج شده در سربرگ پکینگ لیست مطابقت داشته باشد.اشتباه رایج صادرکنندگان در این شرایط،تنظیم پکینگ لیست بر روی سربرگ تولید کننده اصلی است که موجب ناهماهنگی شده و می تواند باعث بروز مشکلات جدی برای گیرنده کالا در گمرک مقصد شود.لذا در صورت استفاده از کارت بازرگانی شخص دیگر، الزامی است پکینگ لیست حتما بر روی سربرگ صاحب کارت بازگانی تنظیم گردد.
- راهکار جایگزین: برای رفع این چالش ، می توان در بارنامه،مشخصات تولید کننده واقعی را بعنوان مطللع شونده (Notigy Party) یا فرستنده دوم (Secound Shipper) درج نمود تا از بروز تناقص میان اسناد جلوگیری شود.